INFORMATIVA AI CLIENTI PER IL TRATTAMENTO DEI DATI
Ai sensi dell’art. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679
Con la presente informativa, vengono illustrate le modalità e le finalità relative al trattamento dei tuoi dati personali nonché ogni altra informazione prevista dalla normativa vigente compresi i diritti che, in qualità di interessato, puoi esercitare nei confronti del Titolare del trattamento, in merito ai servizi di noleggio auto, vendita auto e utilizzo del sito web. I tuoi dati personali saranno trattati nel rispetto del “Codice in materia di protezione dei dati personali” D.lgs. 196/2003 – come modificato dal D.lgs. 101/2018 – e del Regolamento Europeo n. 2016/679.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del trattamento è WHIPAIR S.R.L, con sede legale in Via Tiziano, 6 – 24055 Cologno al Serio (BG), CF e P.IVA 04778900169.
CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI
Per offrirti i nostri servizi nel modo più semplice e sicuro possibile, Whipair Srl ha bisogno di raccogliere e gestire alcuni dati personali. Ci impegniamo a trattare queste informazioni con la massima trasparenza e nel rispetto della tua privacy. In base al tipo di servizio, potremmo raccogliere le seguenti categorie di dati:
- Dati anagrafici ed identificativi (nome, cognome, documento di identità, patente di guida, passaporto, luogo e data di nascita, domicilio, residenza, codice fiscale, etc.);
- Dati di contatto (numero di telefono, indirizzo e-mail, etc.);
- Dati fiscali e bancari (dettagli di pagamento, informazioni di fatturazione, numero della carta di credito, IBAN, etc.);
- Dati relativi al deposito cauzionale versato per il noleggio a breve termine (importo, data, metodo di versamento, codice transazione);
- Dati Relativi ai Servizi Richiesti (dettagli sui veicoli noleggiati o acquistati, la durata del contratto, informazioni sul volo nel caso in cui il luogo di ritiro del veicolo sia un aeroporto, il luogo di ritiro e della eventuale restituzione della vettura e le tue preferenze legate ai nostri servizi);
- Ove applicabile, dati relativi al grado di solvibilità del cliente (esempio dichiarazione dei redditi, copia del contratto di lavoro, ultime tre buste paga per il noleggio a lungo termine, etc.);
- Categorie particolari dei dati, ai sensi dell’art. 9 del GDPR. Il Titolare, in certi casi e a determinate condizioni, potrebbe trattare:
- dati relativi al tuo stato di salute o a quello di un tuo familiare nel caso in cui sia possibile usufruire delle agevolazioni fiscali previste a favore di soggetti diversamente abili, secondo quanto previsto dalla legge. Questi dati saranno gestiti esclusivamente per consentire alla Società e agli enti competenti di verificare l’effettiva idoneità ad accedere ai benefici fiscali. Le informazioni fornite non saranno in alcun modo impiegate per scopi diversi da quelli dichiarati e saranno condivise solo con le autorità preposte ai controlli di legge. Il rilascio di tali dati è facoltativo, ma necessario per poter usufruire delle agevolazioni fiscali: in mancanza di tali dati, non sarà possibile procedere con l’applicazione dei benefici previsti;
- dati relativi al tuo stato di salute per gestire richieste di risarcimento in merito a eventuali lesioni subite in caso di incidente. Le informazioni fornite non saranno in alcun modo impiegate per scopi diversi da quelli dichiarati e saranno condivise solo con le compagnie di assicurazione.
- Dati di Navigazione e Tecnologici (per l’utilizzo del sito web), Durante la navigazione sul sito web di Whipair Srl, vengono raccolti dati tecnici e di utilizzo necessari per garantire il corretto funzionamento dei servizi online. In particolare, i dati trattati includono:
- Indirizzo IP Dati di accesso e di navigazione (log di sistema);
- Cookie e altre tecnologie di tracciamento (per le specifiche finalità, vedi la cookie policy presente sul sito);
- Dati relativi al dispositivo utilizzato per la navigazione (browser, sistema operativo)
Il sito, inoltre, mette a disposizione diverse funzionalità aggiuntive, nello specifico:
- Servizio “personalizza auto”;
- Servizio “test drive”;
- Servizio “modifica servizi” (per aggiungere o escludere modifiche e/o accessori);
- Servizio “prolunga il tuo noleggio”;
- Servizio “pair to safe” (condivisione dell’auto).
Per ogni servizio, i dati raccolti variano in base alla finalità e vengono chiaramente indicati nelle informative specifiche disponibili sotto ciascun form di contatto. In questo modo, l’utente può conoscere in modo trasparente quali informazioni personali vengono richieste e per quali scopi saranno utilizzate.
Tutti o alcuni dei dati personali indicati sopra possono essere richiesti anche in riferimento al secondo conducente, ove applicabile.
FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA
Trattiamo i tuoi dati personali con la massima attenzione e nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, in particolare del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018. I tuoi dati vengono raccolti e utilizzati esclusivamente per finalità determinate, esplicite e legittime, e sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente. Ogni trattamento è fondato su una specifica base giuridica che ne garantisce la conformità alle disposizioni di legge. Di seguito troverai un riepilogo delle finalità per cui raccogliamo i tuoi dati e delle relative basi giuridiche che ne legittimano il trattamento. Questo approccio ti permette di essere pienamente consapevole di come e perché utilizziamo le tue informazioni personali.
| CATEGORIA DI DATI | FINALITÀ DEL TRATTAMENTO | BASE GIURIDICA |
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– Esecuzione del contratto (Art. 6, par. 1, lett. b GDPR)
– Adempimento di obblighi legali (Art. 6, par. 1, lett. c) – Legittimo interesse (Art. 6, par. 1, lett. f) |
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– Esecuzione del contratto (Art. 6, par. 1, lett. b GDPR)
– Adempimento di obblighi legali (Art. 6, par. 1, lett. c) |
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– Esecuzione del contratto (Art. 6, par. 1, lett. b GDPR)
– Adempimento di obblighi legali (Art. 6, par. 1, lett. c) – Consenso dell’Interessato (Art. 9, par. 2, lett. a) |
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– Esecuzione del contratto (Art. 6, par. 1, lett. b GDPR)
– Legittimo interesse (Art. 6, par. 1, lett. f GDPR) – Consenso dell’Interessato per i cookie non tecnici (Art. 6, par. 1, lett. a GDPR) |
In linea generale, il conferimento dei tuoi dati personali non richiede il consenso, poiché è strettamente necessario per l’esecuzione del contratto di vendita o noleggio dei veicoli e/o per adempiere agli obblighi di legge a cui Whipair Srl è soggetta e/o per la tutela del legittimo interesse del Titolare del trattamento. Senza tali dati, infatti, non sarebbe possibile concludere il contratto o garantire i servizi richiesti.
Diversamente, i dati appartenenti a categorie particolari (ad esempio, quelli relativi allo stato di salute) vengono trattati solo con il tuo consenso. Il tuo consenso si considera prestato nel momento in cui decidi volontariamente di fornirci tali informazioni. È importante precisare che il mancato conferimento di questi dati generalmente non compromette la possibilità di concludere o eseguire il contratto di vendita o noleggio. Tuttavia, potrebbe impedire a Whipair Srl di soddisfare richieste specifiche che richiedono necessariamente tali informazioni, come l’applicazione di agevolazioni fiscali previste per persone con disabilità o la gestione di pratiche di risarcimento danni in caso di sinistri. Pertanto, la comunicazione di dati sensibili è facoltativa e finalizzata esclusivamente a consentirci di rispondere a determinate richieste, senza influire generalmente sull’erogazione dei nostri servizi.
TRATTAMENTO DEI DATI ATTRAVERSO PIATTAFORME SOCIAL (FACEBOOK E INSTAGRAM)
Whipair Srl utilizza le piattaforme social Facebook e Instagram per promuovere i propri servizi. Attraverso questi canali, possono essere raccolti e trattati dati personali degli utenti che interagiscono con i contenuti pubblicati o inviano messaggi diretti. I dati personali raccolti possono includere:
- Dati identificativi (nome, cognome, immagine del profilo)
- Dati di contatto (se forniti volontariamente dall’utente, come email o numero di telefono)
- Informazioni pubbliche del profilo
- Contenuti e messaggi inviati direttamente tramite le piattaforme social
I dati personali raccolti tramite i profili ufficiali di Whipair Srl su Facebook e Instagram sono trattati per la finalità di gestire richieste di informazioni o contatti ricevuti tramite messaggi diretti.
Il trattamento dei dati avviene sulla base del legittimo interesse di Whipair Srl (ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR), e saranno conservati per il tempo necessario alla gestione della richiesta e/o delle informazioni da parte dell’utente, dopodiché saranno immediatamente cancellati. Whipair srl non invierà comunicazioni promozionali dirette all’utente.
I dati raccolti attraverso Facebook e Instagram sono soggetti anche alle rispettive informative privacy, in quanto tali piattaforme agiscono come Titolari autonomi del trattamento. Si invita pertanto a consultare le loro politiche per comprendere come vengono trattati i dati personali:
Facebook: https://www.facebook.com/privacy/explanation
Instagram: https://privacycenter.instagram.com/policy
MODALITÀ DI TRATTAMENTO.
Il trattamento dei dati personali avviene, sotto l’autorità del Titolare, da parte di soggetti specificamente incaricati, autorizzati ed istruiti al trattamento ai sensi dell’art. 29 del GDPR, mediante strumenti informatici e/o cartacei, con modalità strettamente correlate alle finalità e comunque in modo da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali ai sensi dell’art. 32 GDPR. Il trattamento dei dati personali può altresì avvenire, per conto del Titolare, ad opera di Responsabili del trattamento appositamente designati ai sensi dell’art. 28 del Regolamento. L’elenco aggiornato degli incaricati e dei soggetti esterni nominati come Responsabili del trattamento è conservato presso la sede del Titolare il quale, in caso di tua espressa richiesta, provvederà immediatamente a rendertelo disponibile.
Ai sensi dell’art. 5 GDPR, i tuoi dati personali saranno:
- trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’Interessato;
- raccolti e registrati per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in termini compatibili con tali finalità;
- adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati;
- esatti e, se necessario, aggiornati;
- trattati in maniera da garantire un adeguato livello di sicurezza;
- conservati in una forma che consenta l’identificazione dell’Interessato per un periodo di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati.
COMUNICAZIONE DEI DATI PERSONALI.
I tuoi dati personali possono essere comunicati a soggetti terzi esclusivamente per finalità strettamente connesse e funzionali all’esecuzione del contratto di vendita o noleggio dei veicoli e all’adempimento di obblighi legali. La comunicazione dei dati avviene sempre nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza previsti dalla normativa vigente.
In particolare, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, i dati potranno essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari:
- istituti bancari;
- compagnie assicurative (esempio per la gestione delle polizze assicurative, sinistri, richieste di risarcimento danni, etc.);
- autorità giudiziarie e forze dell’ordine (in caso di richieste formali, accertamenti, indagini relative a furti e danni ai veicoli, infrazioni del Codice della strada, altri illeciti, etc.);
- amministrazioni pubbliche e enti competenti (per adempiere a obblighi fiscali, contabili o di altra natura previsti dalla legge);
- consulenti legali in caso di controversie giudiziarie;
- alla motorizzazione civile e al Cargos, ove applicabile;
- società di recupero crediti e/o per la tutela dei propri diritti/interessi.
I soggetti sopra indicati, ai quali potrebbero essere comunicati i dati, tratteranno i tuoi dati personali in qualità di autonomi Titolari del trattamento, essendo estranei all’originario trattamento eseguito dal Titolare. In ogni caso, i tuoi dati non saranno comunicati a soggetti non autorizzati né saranno oggetto di diffusione da parte del Titolare del trattamento.
TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO
I tuoi dati personali sono trattati principalmente all’interno del territorio dell’Unione Europea, nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali. Per esigenze operative e per garantire l’efficienza dei servizi offerti, Whipair Srl si avvale di Responsabili del trattamento che potrebbero trattare i dati personali anche attraverso server o infrastrutture tecniche situate in Paesi terzi. In tali casi, Whipair Srl verifica che ogni trattamento di dati avvenga nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), adottando tutte le misure necessarie per garantire un adeguato livello di protezione.
CONSERVAZIONE DEI DATI
In via generale, i tuoi dati sono conservati per il periodo necessario alle finalità per le quali sono stati raccolti e successivamente trattati, e comunque per un periodo non superiore ai termini previsti dalla legge.
Nello specifico, il tempo di conservazione dei dati varia in base alla finalità per la quale sono stati raccolti:
| FINALITÀ DEL TRATTAMENTO | TERMINE DI CONSERVAZIONE | |
| Gestione contrattuale (contratto di noleggio o vendita). | Gestione operativa del contratto (vendita o noleggio);
Gestione delle prenotazioni di test drive, modifiche e prolungamenti dei contratti di noleggio; Assistenza post-vendita e gestione di eventuali richieste del cliente; Gestione di eventuali reclami o controversie relative all’esecuzione del contratto; Tutela dei diritti del Titolare in caso di inadempienze contrattuali. |
Per tutta la durata del contratto e per i 10 anni successivi alla sua conclusione. |
| Transazioni economiche e obblighi fiscali | Adempimento degli obblighi fiscali, amministrativi e contabili | Per 10 anni dalla registrazione, ai sensi dell’Art. 2220 del Codice Civile e delle normative fiscali. |
| Adempimenti relativi alla mera prenotazione del servizio di noleggio | Confermare, modificare o cancellare la prenotazione del veicolo, garantendo la gestione puntuale delle richieste;
Comunicare con te in merito alla prenotazione e al noleggio (ad esempio fornirti aggiornamenti e dettagli sullo stato della tua prenotazione); Inviarti notifiche di promemoria relative alla restituzione del veicolo o ad altre scadenze contrattuali; Rispondere a eventuali richieste di assistenza, chiarimenti o suggerimenti; Gestire eventuali modifiche contrattuali richieste (come il prolungamento del noleggio o la sostituzione del veicolo). |
Per tutta la durata della prenotazione e per i 2 anni successivi alla conclusione del contratto di noleggio. |
| Gestione delle violazioni del codice della strada | Identificare il conducente responsabile dell’infrazione commessa durante il noleggio del veicolo;
Comunicare i dati alle Autorità competenti (es. Polizia Locale, Polizia Stradale, Carabinieri) per la gestione delle sanzioni amministrative; Gestire pagamenti delle multe; Emettere eventuali addebiti al cliente per sanzioni non pagate o per spese di gestione delle pratiche amministrative. |
Per 1 anno dal pagamento della sanzione. In caso di controversie o contenziosi legali, i dati saranno conservati per 5 anni dalla fine della controversia/contenzioso. |
| Deposito cauzionale | Gestione del deposito cauzionale per il noleggio a breve termine | I dati relativi al deposito saranno conservati per un massimo di 24 ore dalla riconsegna del veicolo, salvo necessità di ulteriore conservazione in caso di danni, contestazioni o obblighi legali. |
| Categorie particolari di dati (sensibili) | Agevolazioni fiscali per le persone affette da disabilità;
Risarcimenti danni in caso di sinistri. |
Per il tempo strettamente necessario alla gestione della richiesta o dell’agevolazione, e per il tempo previsto dalla normativa fiscale e civilistica. In caso di documentazione fiscale e assicurativa, i dati saranno conservati per 10 anni (art. 2220 codice civile). |
| Dati acquisiti attraverso il sito internet | Cookie;
Richieste da parte dell’utente sui vari format del sito internet. |
Per il tempo di conservazione dei cookie consultare la cookie policy presente sul sito.
Per format del sito, vedere le specifiche informative sotto al form di contatto del format interessato. |
DIRITTI DELL’INTERESSATO.
Puoi esercitare i diritti che ti sono riconosciuti dagli articoli 15-22 del GDPR, in particolare:
- l’accesso ai dati personali, come previsto dall’art. 15 del GDPR;
- la rettifica o l’integrazione dei Dati ritenuti inesatti, come previsto dall’art. 16 del GDPR;
- la cancellazione dei dati personali per il quale il Titolare non ha più alcun presupposto giuridico per il trattamento, come previsto dall’art. 17 del GDPR;
- la limitazione del modo in cui il titolare tratta i dati personali, qualora ricorra una delle ipotesi previsti dall’art. 18 del GDPR;
- la copia dei dati personali da forniti al titolare, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, nonché la trasmissione di tali dati personali ad un altro titolare del trattamento (cd. portabilità), come previsto dall’art. 20 del GDPR;
- diritto di opporti in qualsiasi momento, per motivi connessi alla tua situazione particolare, al trattamento dei dati personali per il perseguimento del proprio legittimo interesse, come previsto dall’art. 21 del GDPR;
- il diritto di non essere sottoposto a decisioni automatizzate, inclusa la profilazione, come previso dall’articolo 22 del GDPR.
Puoi esercitare tali diritti in qualsiasi momento, attraverso l’invio di una e-mail avente ad oggetto “diritti privacy” alla mail [email protected] o tramite PEC a [email protected].
Qualora ritieni che il trattamento dei tuoi dati personali sia effettuato dal Titolare in violazione del Regolamento e/o della normativa applicabile, puoi proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali secondo le modalità riportate sul sito www.garanteprivacy, senza che ciò precluda il tuo diritto a ricorrere in ogni altra sede amministrativa e/o giurisdizionale.
